مدیریت اسناد، سیستمی است که برای دریافت، ردیابی، مدیریت و ذخیره اسناد و کاهش کاغذ استفاده می شود. در مورد مدیریت اسناد دیجیتالی، چنین سیستم هایی بر اساس برنامه های رایانه ای است. این اصطلاح با مفاهیم سیستم های مدیریت محتوا همپوشانی دارد. این سیستم اغلب به عنوان مؤلفه ای از سیستم های مدیریت محتوای سازمانی مشاهده می شود.

اجزاء مدیریت داده
فرا داده

متادیتا معمولا برای هر سند ذخیره می شود. فراداده ممکن است تاریخ ذخیره شدن سند و هویت کاربر ذخیره کننده آن را داشته باشد. هم چنین ممکن است DMS فراداده را به صورت خودکار از سند استخراج کند یا کاربر را به اضافه کردن متادیتا وادار کند. متن استخراج شده در نتیجه می تواند با شناسایی کلمات کلیدی احتمالی یا فراهم آوردن قابلیت جستجوی متن کامل، به کاربران در یافتن اسناد کمک کند یا می تواند به تنهایی مورد استفاده قرار گیرد. متن استخراج شده همچنین می تواند به عنوان یک جز فراداده یا جدا از سند به عنوان منبع جستجو در مجموعه اسناد ذخیره شود.

ادغام

بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد تلاش می کنند قابلیت مدیریت اسناد را مستقیما به سایر برنامه ها ارائه دهند. بنابراین کاربران می توانند اسناد موجود را مستقیما از مخزن سیستم مدیریت اسناد بازیابی کنند، تغییراتی ایجاد کنند و سند تغییر یافته را به عنوان نسخه جدید در مخزن ذخیره کنند. همه این ها بدون خروج برنامه صورت می گیرد. چنین ادغامی معمولا برای انواع ابزارهای نرم افزاری مانند مدیریت گردش کار و سیستم های مدیریت محتوا، معمولا از طریق رابط برنامه نویسی برنامه یا سرویس های وب در دسترس است.

گرفتن خروجی

ضبط و ثبت در درجه اول شامل پذیرش و پردازش تصاویر اسناد کاغذی از اسکنرها یا چاپگرهای چند منظوره است. برای تبدیل تصاویر دیجیتال به متن قابل خواندن از ماشین، اغلب از نرم افزار تشخیص نوری کاراکتر استفاده می شود. چه در سخت افزار و چه به عنوان یک نرم افزار مستقل از نرم افزار. تشخیص علامت نوری گاهی اوقات برای استخراج مقادیر چک باکس یا حباب استفاده می شود. ضبط و ثبت ممکن است شامل پذیرش اسناد الکترونیکی و سایر پرونده های مبتنی بر رایانه باشد.

اعتبار سنجی داده ها

قوانین اعتبار سنجی داده ها می تواند خرابی سند، از دست رفتن امضاها، نام غلط املایی و سایر موارد را بررسی کند، گزینه های تصحیح در زمان ثبت اسناد، اطلاعات را قبل از وارد کردن داده ها به DMS مرور می کند. پردازش اضافی به صورت هماهنگی و تغییرات قالب داده نیز ممکن است به عنوان بخشی از اعتبار سنجی داده اعمال شود.نمایه سازی، اسناد الکترونیکی در سیستم مدیریت اسناد را ردیابی می کند. این ممکن است به سادگی پیگیری شناسه های منحصر به فرد سند باشد. اما غالب شکل پیچیده تری به خود می گیرد و طبقه بندی را از طریق فراداده اسناد یا حتی از طریق فهرست کلمات استخراج شده از محتویات اسناد ارائه می دهد. عمدتا برای پشتیبانی از پرسش و بازیابی اطلاعات وجود دارد. یک نقطه ی حیاتی برای بازیابی سریع یک طرح شاخص است.

بازیابی

اسناد الکترونیکی را از فضای ذخیره سازی بازیابی کنید. اگر چه مفهوم بازیابی یک سند خاص، ساده است، اما بازیابی در متن الکترونیکی می تواند کاملا پیچیده و قدرتمند باشد. بازیابی ساده اسناد منفرد را می توان با اجازه دادن به کاربر برای شناسایی شناسه منحصر به فرد سند و داشتن سیستم برای بازگرداندن سند از فهرست اولیه ( یا پرس و جو غیر نمایه شده در ذخیره داده خود ) پشتیبانی کرد. بازیابی انعطاف پذیرتر به کاربر اجازه می دهد تا عبارات جستجوی جزئی را با استفاده از شناسه سند و یا بخشهایی از فراداده مورد انتظار مشخص کند. این به طور معمول لیستی از اسناد را مطابقت می دهد که با عبارات جستجوی کاربر مطابقت دارند.

منبع
آموزش فناوری اطلاعات
دکتر طاهر پریزادی و وحید عیسی زاده